Beleidsondersteuner subsidies M/V/X (28 uur)

Stap in de rol van beleidsondersteuner subsidies en maak een verschil in het sociaal domein van Hengelo! Jouw bijdrage helpt diverse partners, van vrijwilligersorganisaties tot grote instellingen, om hun belangrijke projecten te realiseren.

Bij de gemeente Hengelo investeren we niet alleen in de samenleving, maar ook in onze mensen. We waarderen iedere werknemer en sollicitant als unieke personen. Talent als basis, diversiteit als kracht. We weten dat verschillende manieren van denken ons beter leert luisteren naar wat er in de stad leeft en gebeurt. Want als we weten wat de stad van ons verwacht, kunnen we daar beter op inspelen. Naast jouw kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw eigen unieke persoonlijkheid en levenssituatie mee. Je bent van harte welkom om te solliciteren.

Wat ga je doen?

Als beleidsondersteuner subsidies in Hengelo krijg je de kans om een belangrijke bijdrage te leveren binnen het sociaal domein in Hengelo. In Hengelo werken we samen met veel verschillende partners. Van kleine vrijwilligersorganisaties tot grote professionele organisaties. In sommige gevallen ondersteunen wij deze partners financieel met subsidies. Als beleidsondersteuner subsidies ondersteun jij beleidsadviseurs bij het rechtmatig en effectief inzetten van subsidies. Kleinere subsidies handel je zelf af. Je bent een belangrijke steun voor een groot team van beleidsadviseurs en houdt het proces van de subsidieverlening goed in de gaten. Het is niet erg als je hier geen ervaring mee hebt. Als je de gevraagde competenties bezit zorgen wij dat je het vak snel in de vingers krijgt.

Als beleidsondersteuner subsidies houd jij het overzicht over alle subsidies die wij in Hengelo binnen het sociaal domein verstrekken. Je houdt bij welke partijen wanneer verantwoording moeten afleggen of subsidie moeten aanvragen. Je boekt de subsidieaanvragen en -verantwoordingen in en zet deze - zo nodig - op tijd door naar de beleidsadviseurs om te beoordelen. Ook help je de beleidsadviseurs met het afhandelen van de subsidies.

Wie ben jij?

• · Je kunt goed samenwerken. Als beleidsondersteuner werk je samen met de beleidsadviseurs, externe partners & collega´s van bijvoorbeeld financiën en juridische zaken. Samen zorg je ervoor dat subsidies op tijd en goed worden behandeld. Als er onduidelijkheden zijn of iets niet goed loopt vraag je hulp aan bijvoorbeeld onze juridisch adviseur. Met de beleidsadviseurs en onze partners stem je af over de ondersteuning die je kan bieden, bijvoorbeeld over de planning of ondersteuning die nodig is om dossiers compleet te krijgen.
• · In Hengelo krijgen veel verschillende organisaties subsidie. Bijvoorbeeld sportorganisaties, zoals voetbalverenigingen en cultuurorganisaties, zoals de Schouwburg. Een goede afhandeling van deze subsidies vraagt erom dat jij nauwkeurig werkt. Je checkt bijvoorbeeld of aanvragen compleet zijn, bewaakt de termijnen en voert gegevens in ons systeem.
• Je communiceert helder met collega’s en stelt vragen om de juiste informatie op te halen. Je weet deze informatie goed op te schrijven in beschikkingen. Richting externe partners weet je de juiste boodschap over te brengen en pas je je toon aan afhankelijk van de situatie. Bijvoorbeeld wanneer aanvragers over termijnen heengaan stel je duidelijke grenzen. Je bent duidelijk in het beantwoorden van vragen.
• Als beleidsondersteuner subsidies heb je een belangrijke taak in het bewaken van de gestelde termijnen. Denk hierbij aan het tijdig beschikken van subsidies of partners erop attenderen dat zij stukken op tijd bij de gemeente aanleveren. Hiervoor is het noodzakelijk dat je goed kunt plannen en het overzicht kan bewaren.
• De gemeente Hengelo geeft subsidies voor verschillende activiteiten. Denk hierbij aan culturele, sportieve of welzijnsactiviteiten. Je zorgt ervoor dat organisaties en collega's weten wat er van ze verwacht wordt, van de subsidieaanvraag tot de verantwoording. Hierdoor kunnen zij de goede stappen zetten in het proces. Je wacht niet af, maar handelt proactief, waardoor jij vaak degene bent die als eerste belt of mailt in het contact.

Wat bieden we?

Wij bieden een boeiende en afwisselende functie in een professionele werkomgeving die volop in beweging is, waarbinnen collegialiteit en samenwerken de sfeer bepalen. Wij geloven dat diverse teams bijdragen aan beter beleid. Daarom nodigen we nadrukkelijk zij-instromers en starters uit om te solliciteren. Wij faciliteren je zo goed mogelijk om je te ontwikkelen tot een volwaardig beleidsondersteuner. Daarom bieden wij je in het eerste jaar:

• Een buddy;
• Een schrijftraining Helder Hengelo’s;
• Eventueel een basiscursus subsidies;
• Je kunt veel leren. Wij vinden het belangrijk dat jij eigenaarschap toont voor je eigen leerproces. Samen maken we een plan dat past bij jouw ontwikkeling.
• Een tijdelijke functie met uitzicht op een vast contract: Deze vacature is voor 1 jaar en voor 28 uur per week. Bij goed functioneren zal de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd na 1 jaar worden omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Een goed salaris: Deze functie is gewaardeerd in schaal 8 of 9 met een brutosalaris van maximaal € 4811 per maand op basis van 36 uur per week. Inpassing vindt plaats op basis van jouw kennis en ervaring.
• Daarnaast heb je de beschikking over een individueel keuze budget van 17,05% van je bruto jaarsalaris.

Waar ga je werken?

Je komt te werken in de afdeling Maatschappelijke Strategie en Ontwikkeling. Onder deze afdeling vallen de beleidsadviseurs die verdeeld zijn over twee teams. Deze functie valt in het team Maatschappij en Partnerschap, maar je zult ook veel samenwerken met collega’s uit het team Sociaal domein en met collega’s van juridische zaken en financiën.

Het team Maatschappij en Partnerschap is een team met verschillende clusters, namelijk kwaliteitsmedewerkers, stadsdeelregisseurs, contractmanagement en beleid en projecten. Je komt in het cluster beleid en projecten. Dit is een diverse groep mensen met beleidsadviseurs en project- en programmamanagers. Hengelo is een organisatie met een informele cultuur. We werken opdrachtgericht, wat betekent dat je altijd zoekt naar een inhoudelijk opdrachtgever en duidelijke afspraken maakt over je werk. Jouw autonomie is hierbij groot.

Over ons

Bij de gemeente Hengelo zetten we ons in voor alle Hengelose inwoners en bedrijven. Dit doen we vanuit onze vier leidende motieven: persoonlijk, duidelijk, betrouwbaar en respectvol. Deze zijn de basis voor onze dienstverlening en geven richting aan de manier waarop we met onze inwoners, maar ook met elkaar willen omgaan. Want: prettig contact zorgt voor meer waardering, begrip en een positieve ervaring met onze dienstverlening.

Wil je graag meer weten over Hengelo? Klik dan hier! https://youtu.be/o1vcO4R2n8c

Enthousiast geworden?

Meer informatie over deze functie kun je verkrijgen bij Manouk Visser (teammanager Maatschappij en Partnerschap), bij voorkeur via Whatsapp op 0618969883. Voor informatie over de procedure kun je terecht bij Kaj Blokhuis (recruiter) via k.blokhuis@hengelo.nl.

Let op! De sollicitatieprocedure is anders dan je misschien gewend bent. Wij maken de selectie van kandidaten op basis van 6 vragen, waarin we naar de benodigde competenties en jouw motivatie vragen. Op deze manier kunnen we sollicitanten objectief met elkaar vergelijken. Je CV bekijken we pas bij het laatste gesprek.

Spreekt deze functie je aan? Dan willen we je vragen deze vijf vragen te beantwoorden in maximaal 200 woorden (de vragen kun je in het volgende scherm beantwoorden nadat je op 'solliciteren' geklikt hebt):

1. Waarom solliciteer je op de functie van beleidsondersteuner subsidies? Wat spreekt je aan?
2. Voor een goede afhandeling van subsidies werk je intern en extern samen. Om goed samen te werken is het belangrijk dat je weet wat je van elkaar kunt verwachten. Er zijn bijvoorbeeld pieken in het jaar met veel aanvragen of veel verantwoordingen tegelijkertijd. Hoe zorg jij ervoor dat je iedereen de gewenste ondersteuning kan bieden, ondanks druk van bijvoorbeeld piekbelasting. Geef een voorbeeld van hoe jij samenwerking organiseert. Hoe heb je de samenwerking met verschillende betrokkenen georganiseerd om ervoor te zorgen dat alles tijdig en correct werd gedaan? Hoe ben je omgegaan met obstakels in de samenwerking?
3. Een goede afhandeling van deze subsidies vraagt erom dat jij nauwkeurig werkt. Je checkt bijvoorbeeld of aanvragen compleet zijn, bewaakt de termijnen en voert gegevens in ons systeem. Kun je een voorbeeld uit je verleden delen waarin je betrokken was bij een proces waarbij je nauwkeurig moest werken? Hoe zorgde je ervoor dat alles nauwkeurig en op tijd werd afgehandeld?
4. Je hebt een kleine vrijwilligersorganisatie een aantal keer gevraagd om een activiteitenoverzicht aan te leveren ter verantwoording van de subsidieaanvraag. Tot op heden hebben zij dit niet gedaan en de formele termijn is bijna voorbij. Hoe pak jij dit aan qua communicatie naar deze partij?
5. Het is belangrijk om de termijnen te bewaken, zodat bijvoorbeeld interne collega's subsidies op tijd beschikken. Hiervoor is het noodzakelijk om te plannen en overzicht te bewaken. Kun je een voorbeeld geven uit het verleden waarbij je gewerkt hebt met vastgestelde termijnen? Kan je ons meenemen in de stappen die je hebt genomen om overzicht te houden?
6. Door je proactieve houding weten externe organisaties en interne collega's, zoals de financieel adviseur, wat er van ze verwacht wordt in het gehele subsidieproces. Jij bent het eerste contactpunt. Je krijgt een subsidieaanvraag waarbij je merkt dat je de begroting niet snapt. Je hebt de aanvragen gemaild om een verduidelijking, maar je krijgt geen reactie. Welke stappen ga jij ondernemen om de begroting wel goed te kunnen beoordelen, zodat je zeker weet dat het dossier compleet is?

Je sollicitatie dient uiterlijk maandag 4 november bij ons binnen te zijn. De eerste selectiegesprekken vinden plaats op dinsdag 19 november De tweede gesprekken zijn gepland op maandag 25 november. Een assessment behoort tot de mogelijkheden.

Voor indiensttreding bij de gemeente is een verklaring omtrent gedrag (VOG) nodig.